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Conservazione digitale a norma

Il servizio di conservazione è rivolto a tutti gli enti aderenti al C.I.T. Centro Innovazione e Tecnologie della Provincia di Brescia, secondo i criteri di seguito specificati, ed è uno dei “servizi di base” compresi nella quota di adesione, come previsto dall'articolo 6 della vigente convenzione per il periodo 2015-2020, attraverso cui l'ente può usufruire dello spazio di conservazione digitale annuale, in base alla proria fascia di abitanti residenti, calcolati al 31.12.2013, individuata tra le seguenti:
 
  • 0,5 GB annuali per i Comuni di fascia 1, sino a 3.000 abitanti;
  • 1 GB annuali per i Comuni di fascia 2, con abitanti da 3001 a 5000 e per enti diversi dai Comuni quali Comunità Montane e enti capofila di aggregazioni di comuni e di eventuali forme associative
  • 1,5 Gb annuali per i Comuni di fascia 3, con abitanti da 5001 a 10000;
  • 2,0 GB annuali per i Comuni di fascia 3, con oltre 10001 abitanti

E' inoltre prevista la possibilità per ciascun ente di usufruire di ulteriore spazio di conservazione aggiuntivo a quello gratuitamente assegnato annualmente, a fronte del pagamento della maggiorazione della quota di adesione al C.I.T. come meglio dettagliato nel successivo paragrafo “costi” della presente scheda descrittiva.

Il servizio di conservazione è proposto in ottica di dematerializzazione, intesa come introduzione del documento informatico. Questa azione consiste nella sostituzione di documenti originali cartacei con documenti originali informatici.Ha pertanto l’obiettivo di fornire agli enti uno strumento dedicato, in via prioritaria, alla conservazione nel tempo dei documenti originali informatici prodotti.

Il servizio di conservazione a norma PosteDoc, acquisito dal C.I.T. della Provincia di Brescia in favore degli enti aderenti, è erogato in modalità ASP da Poste Italiane.

L'invio dei documenti da inviare in Conservazione avviene in due modalità:
  • caricamento manuale mediante interfaccia web
  • caricamento automatizzato con uso di tracciato XML e tramite Web Services previo sviluppo della relativa applicazione integrata da parte delle software house.

La ricerca e l'esibizione a norma dei documenti conservati avvengono tramite portale web dedicato https://postedoc.poste.it/.
Le chiavi di ricerca disponibili consentono di rintracciare i documenti secondo i parametri di archiviazione e ricerca normalmente utilizzati dagli enti (ad es.: per oggetto, per data, per soggetto produttore, per mittente, per nr. di protocollo...).
 

 
Responsabile di procedimento

Luciano Archetti

Personale addetto - Orari

Per i contatti telefonici e d’ufficio: 

Dal lunedi al giovedì: 8.30-12/14-16;
Venerdì: 9-13;

Tel. 030.3748534
email: citservizi@provincia.brescia.it 
 

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Per richiedere il servizio ciascun ente deve aver preventivamente aderito al C.I.T., approvando e sottoscrivendo l'apposita Convenzione per il periodo 2015-2020.

L'ente che intende aderire al servizio deve compilare il Modulo di adesione (scaricabile dalla sezione "Allegati" di questa pagina) ed inoltrarlo tramite portale di help-desk denominato Mo-one, unitamente all'Atto di affido con il quale il Comune delega a Poste Italiane soggetto accreditato come conservatore presso l’Agenzia per l’Italia digitale, lo svolgimento del processo di conservazione come previsto dall'art. 5 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.

Si accede al portale dal seguente link http://assistenza.provincia.brescia.it ed utilizzando i parametri di accesso al portale BresciaGOV; se non si è registrati in BresciaGOV consultare le istruzioni indicate nel seguente link oppure contattare il n. 030.3748534.

Nel modulo di adesione occorre avere cura di inserire in particolare:
- denominazione del Comune e recapiti del Referente comunale per info e contatti (telefono e e-mail);
- l'elenco dei nominativi ed i recapiti tel/email degli operatori comunali che saranno abilitati all'uso dell'interfaccia web per il caricamento dei documenti da inviare in conservazione (tali operatori dovranno essere registrati al portale BresciaGOV prima di inviare la richiesta di attivazione del servizio di conservazione digitale a norma. Essere registrati al portale è condizione necessaria per accedere al servizio conservazione digitale a norma);
- indirizzo IP fisso e pubblico che il Comune utilizzerà per l'accesso internet al portale di ricerca Poste Italiane;
- sw di Protocollo informatico e gestione documentale utilizzato dal Comune/Ente
 

Come meglio descritto nel precedente paragrafo “descrizione” il costo dell'utilizzo del servizio in oggetto è già compresa nella quota di adesione al C.I.T., sino allo spazio di GB assegnato annualmente a ciascun ente.

Per usufruire dello spazio di conservazione aggiuntivo oltre a quello gratuito è richiesto il versamento di una specifica maggiorazione della quota di adesione al C.I.T.

Come stabilito nella seduta del Tavolo Strategico del C.I.T. del 22/09/2015, e sino all'eventuale prossima ridefinizione, la maggiorazione annuale alla quota di adesione al C.I.T. richiesta per usufruire dello spazio di conservazione aggiuntivo a quello gratuito è determinata in € 100,00 / per ciascuna giga richiesto.

La maggiorazione dovuta ha natura di trasferimento alla Provincia di Brescia, per il cofinanziamento degli oneri sostenuti dal C.I.T. sia per la gestione e per il mantenimento delle infrastrutture tecnologiche da esso realizzate per l'erogazione dei servizi già attivi, sia per la ricerca, lo sviluppo e l'avvio dei nuovi servizi e dovrà essere versata secondo le modalità ed i tempi che saranno indicati dal C.I.T.

La maggiorazione dovuta dovrà essere versata a decorrere dall'annualità in cui viene richiesto l'assegnazione dello spazio aggiuntivo, ovvero a decorrere dall'annualità nella quale verrà superato lo spazio gratuito disponibile.

IMPORTANTE: Si sottolinea che il servizio viene automaticamente rinnovato di anno in anno e ha durata per l'intero anno solare, per tutta la durata della Convenzione vigente (validità dalla data di sottoscrizione fino al 31 dicembre 2020), salvo disdetta da comunicare entro il mese di dicembre dell'anno precedente a quello da cui decorrerà la cessazione del servizio.
 

Il servizio è attivo previa richiesta di adesione come sopra specificato.

DOMANDE?

Per maggiori informazioni o domande relative al servizio non esitate a compilare il form sotto

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